Certains jours, on aimerait bien pouvoir ralentir le temps pour réussir à tout caser dans notre emploi du temps. Mais comme ce n’est pas possible, mieux vaut chercher à optimiser votre organisation.

Les règles d’or de la bonne To Do List

Opter pour une To Do List, c’est s’accorder une boussole quotidienne pour avancer dans la gestion des tâches qui vous incombent. Mais une bonne To Do List se prépare. Terminez votre journée de travail en prenant 10 minutes pour organiser celle du lendemain. Apprenez à prioriser : ne cherchez pas à avoir plus de 3 à 5 objectifs dans votre To Do List, le nombre variant selon la charge de travail que représentent les tâches que vous vous fixez. Ces priorités doivent être claires et directives : un objectif trop vague ou trop ambitieux vous bloquera. Affinez-le ou subdivisez-le en plusieurs tâches plus abordables. Pour effectuer cette classification, il existe des méthodes de priorisation comme la matrice d’Eisenhower. Pensez également à regarder les différents outils en ligne susceptibles de vous aider à vous organiser. Il existe par exemple l’application Trello qui propose des fonctionnalités très utiles dans sa version gratuite.

Pas de pollution !

Vous pouvez compléter votre To Do List principale par un « rappel », qui liste un ensemble de tâches qu’il faut prendre le temps de faire mais qui ne sont pas longues ou très importantes (remplir sa note de frais ou prendre rendez-vous avec le responsable du comité d’entreprise par exemple). Vous pourrez prévoir une demi-heure dans votre journée pour en enchaîner plusieurs. Et en les ayant écrites, vous arrêtez d’occuper votre esprit avec. Attention toutefois à ne pas tout mélanger : prévoyez un « rappel » professionnel et un autre totalement indépendant pour la vie privée (passer chez le teinturier ou prendre rendez-vous avec le dentiste, par exemple).

Prévoyez une marge

Lorsque vous préparez votre To Do List, pensez à intégrer les éventuels rendez-vous et réunions prévus : rien ne sert de surcharger votre To Do List si vous savez déjà que vous ne serez pas plus de deux heures à votre bureau.

Prévoyez également une demi-heure à une heure de trou dans votre agenda du jour. Vous serez ainsi plus flexible pour gérer les imprévus qui ne manqueront pas d’arriver au cours de la journée.

Gérez les mails avec parcimonie

Le sentiment de devoir répondre aux mails à peine reçus engendre un sentiment de mal-être chez de nombreux salariés, qui n’arrivent pas à faire face à tous les messages reçus. Selon une étude Adobe publiée fin 2016, les cadres estimaient passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie. Il reste donc peu de temps pour se concentrer sur du travail de fond… Forcez-vous à ne consulter votre boîte mail qu’à heures fixes. Il est contreproductif d’y revenir toutes les 10 minutes. Mieux vaut vous accorder toutes les deux heures une demi-heure de gestion de vos mails par exemple, ou mieux encore, deux rendez-vous par jour, par exemple en arrivant le matin et après le déjeuner.

Parlez

Avant d’écrire un mail, demandez-vous s’il n’est pas plus simple de décrocher votre téléphone ou de vous déplacer pour parler à un collègue : non seulement cela vous évitera de polluer sa boîte mail (et la vôtre par retour de mail), mais c’est également plus convivial, cela vous fait bouger et peut souvent vous faire gagner du temps.